Per condurre un’analisi efficace dei fabbisogni di stampa e arrivare a formulare una corretta definizione dell’oggetto dell’appalto occorre prendere in considerazione – e mettere a confronto – diversi parametri.
Per quanto riguarda la scelta del dispositivo di stampa, è necessario valutare tutti gli aspetti legati alla tipologia dei documenti da stampare e ai volumi giornalieri e mensili mediamente prodotti: la combinazione di tali parametri consente, infatti, di elaborare una definizione precisa delle caratteristiche dell’hardware e del livello delle prestazioni più idonei a rispondere alle esigenze di stampa dell’ente appaltante. Per finalizzare la corretta definizione del sistema di stampa, devono altresì subentrare, in fase decisionale, considerazioni inerenti la tipologia dei servizi di assistenza che meglio soddisfano le necessità dell’infrastruttura di stampa dell’ente appaltante.
ASSOIT ha elaborato la Tabella – Classificazione dei dispositivi di stampa, uno strumento di consultazione che si propone di aiutare l’ente appaltante a valutare il dimensionamento dei dispositivi di stampa più idoneo a soddisfare le esigenze di utilizzo.
La Tabella è da intendersi come guida all’analisi delle necessità di stampa nella fase che precede la definizione del bando di gara.
Una corretta valutazione del fabbisogno di stampa è propedeutica alla scelta dei dispositivi e dei sistemi di stampa in fase di appalto e di acquisto. La tabella prende in considerazione i due aspetti di maggiore rilevanza critica: le caratteristiche del dispositivo di stampa, identificabili attraverso una serie di parametri legati alle proprietà dell’hardware – tipologia, formato, fronte e retro, capacità carta, finitura, connettività e colore – e le prestazioni del sistema di stampa, valutabili attraverso i parametri relativi a velocità, produttività, duty cycle.
La lettura incrociata dei dati attinenti le caratteristiche del dispositivo di stampa e i livelli delle prestazioni – da confrontarsi con il fabbisogno stimato – consente all’ente appaltante di individuare il dispositivo di stampa più adatto a sopperire alle esigenze di stampa effettive, ovvero il suo corretto dimensionamento.
La tabella suddivide i dispositivi di stampa da ufficio in quattro categorie: Personale, Small Group, Workgroup, Dipartimentale. I parametri che definiscono ognuna delle categorie si riferiscono a un utilizzo ottimale del dispositivo di stampa. È importante sottolineare che i parametri relativi ai dispositivi di stampa Dipartimentali non sono replicabili per i dispositivi di stampa classificati come production printer.
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