Stiamo affrontando un cambiamento radicale nel modo di vivere e di lavorare, la modalità di agile working ci permetterà di stare a casa relazionandoci con colleghi, clienti e fornitori presenti nelle loro sedi aziendali o nelle loro abitazioni. Cambia quindi anche la funzione del documento e della sua modalità di fruizione.

In un qualunque ciclo di vita aziendale il mantenimento di un archivio documentale è sempre stato uno dei processi vitali per le attività di business e amministrative. Ogni necessità di memoria di processo o attività era legata al riscontro in un documento cartaceo.

Oggi più che mai è cambiata la capacità di archiviazione digitale e di recupero delle informazioni conservate attraverso software o soluzioni cloud-based che hanno drasticamente diminuito il valore del documento cartaceo come oggetto di “memoria”.

Viceversa, la funzione di “comunicazione” è quella che oggi i documenti stampati hanno come funzione primaria.

La modalità di produzione del documento cambia

Entrando nello specifico della produzione del documento, questo processo ha subito dei cambiamenti sia di tecnologie (laser/led, ink-jet, colore, bianco e nero, ecc.) sia di tipologia, numero e configurazione dei dispositivi usati negli schemi di flusso documentale di una azienda: collegamenti in rete, gestione in cloud dei dispositivi, comandi di stampa provenienti da molteplici dispositivi mobili, e non solo da un personal computer.

I modelli di business e di vendita cambiano

Di conseguenza stanno cambiando il modo con cui vengono offerti prodotti e servizi correlati ad un sistema di stampa. Le logiche del “pay per use” sono ampiamente entrate a far parte dei modelli di offerta dei fornitori di dispositivi e sistemi di stampa. Meno attenzione sul prodotto, più attenzione sul servizio. Da parte dell’utilizzatore aziendale c’è invece un minor legame con il concetto di possesso, e invece una maggior attenzione alla disponibilità (garantita) dell’utilizzo del dispositivo anche e soprattutto da remoto sfruttando primariamente il cloud.

Il perimetro del mercato cambia

Questo fenomeno è stato, nello specifico, il motivo per cui ASSOIT ritiene che l’ottimizzazione della gestione documentale debba essere un argomento centrale per l’associazione dei produttori di sistemi di stampa. I multifunzione sono da un lato la risposta che i produttori hanno portato sul mercato per soddisfare una domanda crescente nelle aziende, dall’altro sono i dispositivi grazie a cui si è potuto centralizzare l’intelligenza di trattamento e gestione dei documenti (siano essi di tipo cartaceo o di tipo digitale) e far nascere nuovi strumenti e soluzioni per la stampa sempre più interconnesse e disponibili per i nuovi luoghi di lavoro.

Le competenze cambiano

Acquistare o vendere sistemi di stampa multifunzione necessita competenze che non sono semplicemente legate alla parte stampa, ma devono riguardare invece altri elementi quali il Cloud, la Sicurezza, la stampa in Mobilità, l’outsourcing e la gestione documentale. Si tratta quindi di studiare soluzioni modulari e via via aggiornabili in sintonia con le crescenti esigenze aziendali di lavoro agile.