L’ottimizzazione del processo documentale: le fasi da seguire

I documenti cartacei ed elettronici rimangono una parte integrante delle comunicazioni aziendali di oggi.

La produzione dei documenti rappresenta una spesa significativa per l’azienda, arrivando fino a rappresentare una cifra prossima al 3% del fatturato.

In generale, però, solo una parte dei costi di stampa sono costi visibili.

Una media tra le diverse fonti di ricerca utilizzate dalle aziende associate ad ASSOIT indica infatti che spesso solo il 20% dei costi di stampa sono costi visibili, e quindi solo su quelli, si concentrano le attività di risparmio dell’ufficio acquisti: costo del device, costo della manutenzione, costo di materiale di consumo.

Esistono invece molteplici ulteriori elementi che possono costruire contribuire a ridurre i costi dei processi documentali e di stampa partendo dalla diversa modalità di gestione del parco macchine e della riduzione delle inefficienze del sistema documentale.

Una raccolta dati tra le aziende associate ad ASSOIT e basata sulle implementazioni fatte in imprese e pubbliche amministrazioni, testimonia come il risparmio di costi passando ad un modello di stampa gestita (MPS) sia mediamente superiore al 25% rispetto ai costi che si avrebbero con un modello di gestione tradizionale, e questo risparmio possa arrivare fino al 40%.

Cosa sono i servizi di stampa gestiti o MPS? Un pacchetto che consente di ottenere un notevole risparmio. MPS è composto da un insieme di strumenti software servizi e soluzioni personalizzati e strategie che possono trasformare le organizzazioni, inizialmente migliorando l’efficienza complessiva di stampa e in seguito incrementando il risparmio dei processi in azienda.

I servizi di stampa gestiti si riferiscono quindi all’outsourcing di tutti o della maggior parte dei dispositivi di stampa e acquisizione, in base a un processo regolato da un contratto, a un fornitore esterno.

Con i servizi di stampa gestiti è possibile:

• ridurre il costo totale di proprietà di tutte le apparecchiature per la stampa;
• ridurre i costi di esercizio e ottimizzare l’utilizzo delle risorse;
• utilizzare documenti in formato elettronico nelle transazioni interne e con i clienti;
• ridimensionare correttamente le apparecchiature per la stampa a livello locale, regionale o globale;
• migliorare l’efficienza e aumentare la produttività
• implementare criteri di stampa chiari e omogenei, per contribuire alla riduzione dei costi e controllare la produzione la produzione di rifiuti

I progetti MPS necessitano di competenze di gestione sia dal lato fornitore sia dal lato utente e di un preciso e funzionale progetto a ciclo completo dove le diverse fasi di strutturazione del servizio siano tra loro ben collegate e interagenti.

Le cinque fasi di strutturazione del servizio

ASSOIT ha individuato e condiviso tra tutte le aziende associate una classificazione delle fasi con cui deve essere strutturato il processo di organizzazione di un sistema di stampa gestito, individuando per ciascuna fase gli elementi essenziali da considerare per ottimizzare il processo documentale attraverso l’ottimizzazione dei sistemi di acquisizione e stampa.

Fase 1: analisi della situazione attuale

È fondamentale che ogni attività connessa all’introduzione di un processo di ottimizzazione dei sistemi di acquisizione e stampa parta con un attento esame della situazione attuale.

Obiettivo della fase di analisi è quello di ottenere visibilità su cosa viene stampato e sulle modalità di stampa adottate nell’azienda / pubblica amministrazione in esame.

Fase 2: progettazione della soluzione

Sulla base dei dati emersi dalla fase di analisi, deve essere sviluppata la fase di progettazione della soluzione. Il ruolo di questa fase è quello di arrivare a progettare una soluzione che rimuove sprechi e inefficienze, rispondendo ai requisiti aziendali.

La fase di progettazione deve ancora una volta essere svolta in collaborazione con i referenti aziendali, soprattutto perché la successiva fase di implementazione possa poi avere un impatto solo positivo sull’azienda e sui dipendenti.

La soluzione deve essere progettata per soddisfare specifiche esigenze aziendali, tenendo conto di dimensione dell’azienda, budget, processi e obiettivi.

Fase 3: implementazione del progetto

In questa fase vanno messe a frutto l’esperienza e le conoscenze dell’azienda e dei suoi processi raccolte durante le prime due fasi.

Devono essere pianificate ed eseguite le varie fasi operative. L’obiettivo è quello di introdurre la nuova soluzione e contribuire a cambiare il comportamento degli utenti, in modo da consentire all’impresa / PA di ottenere i migliori risultati.

Dovranno essere considerati tutti i cicli di vita dei documenti e dovranno essere svolte le adeguate iniziative affinché nell’impresa o nella PA le persone giuste dispongano delle informazioni giuste al momento giusto.

È importante, inoltre, che durante la fase di implementazione ci sia il minimo impatto sull’attività quotidiana, riducendo al minimo i tempi di inattività e di rischio legato alla sicurezza dei processi documentali.

Fase 4: gestione e monitoraggio

Il lavoro svolto da ASSOIT per la realizzazione di questa ricerca ha permesso di condividere tra tutte le aziende associate l’importanza e la strategicità di questa fase, che deve sviluppare una serie di attività a garanzia del mantenimento dei livelli del servizio previsto in fase di progetto.

Nella fase di gestione e monitoraggio devono essere incluse specifiche attività di reportistica e incontri periodici tra fornitore e referenti aziendali, che è buona norma si sviluppino per tutta la durata del contratto.

ASSOIT ha individuato una serie di elementi che devono essere affrontati e controllati nella fase di gestione e monitoraggio affinché questa risulti efficace.

Nel dettaglio sono:

• Gestione IMACD
• Assistenza remota
• Punto di riordino automatizzato
• Gestione ambientale
• Reportistica periodica

Fase 5: miglioramento continuo

La logica dei servizi di stampa gestiti (MPS) è quella di non fermarsi alla realizzazione di una soluzione che permetta l’ottimizzazione dell’ambiente e di stampa una volta fatta la fotografia della situazione attuale.

Il suo essere in modalità ottimale per la gestione dei processi documentali è dovuta alla presenza di una fase che ASSOIT definisce di comune accordo tra tutti i soci: fase di ottimizzazione e miglioramento continuo.

ASSOIT ritiene indispensabile in questa fase la eventuale identificazione e l’incontro con eventuali nuovi referenti aziendali per scoprire nuove esigenze e ricondurre ad un potenziale miglioramento o ampliamento del progetto in atto.

Il successo di questa fase deriva ed è conseguenza dei risultati raggiunti nelle fasi precedenti, di cui è il naturale elemento di feedback.