Le buone pratiche d’uso quotidiane per la massima efficienza operativa e la minimizzazione dell’impatto ambientale e dei consumi di energia elettrica

Quali sono le Buone Pratiche da adottare nell’operatività quotidiana?

• Valutare con attenzione se stampare a colori o in bianco e nero, in funzione delle necessità;
• Usare la funzionalità del fronte e retro e stampa multi-pagina;
• Usare l’anteprima di stampa;
• Usare la modalità eco, tra cui la stampa in bozza;
• Impostare nei sistemi la funzionalità di risparmio energetico.

L’impiego di modalità quali il fronte e retro e la stampa multi-pagina, che prevede la riproduzione di più pagine per foglio, consente di ridurre il consumo della carta e del toner o dell’inchiostro, ed è funzionale soprattutto per documenti di uso interno.

L’anteprima di stampa permette di verificare la corretta impostazione dei file da stampare, e di correggere eventuali errori, prima di lanciare il comando di stampa. Questo accorgimento consente di avere un maggiore controllo sul materiale stampato e di ridurre il rischio di produrre stampe sbagliate, minimizzando, di conseguenza, gli sprechi di toner o inchiostro e carta.

Ogni utente dovrebbe essere sensibilizzato all’utilizzo della modalità di stampa Eco, che prevede un ridotto consumo di toner o inchiostro. Grazie a questo accorgimento è infatti possibile ottimizzare l’utilizzo dei consumabili e ridurre l’impatto ambientale del sistema di stampa.

La modalità di risparmio energetico costituisce l’opzione ottimale sia al fine di garantire le migliori prestazioni del sistema di stampa nell’operatività quotidiana che per conseguire una riduzione significativa dell’impatto energetico e ambientale.

La modalità di risparmio energetico è indicata per garantire al sistema di acquisizione e stampa un funzionamento corretto, mentre il tempo di ripristino della piena operatività è oggi estremamente ridotto.

Al contrario, l’azione di spegnimento e accensione del dispositivo esercita un maggiore impatto sul ciclo di vita del sistema di stampa, andando a incidere sulla durata complessiva del dispositivo e delle cartucce, oltre a comportare la possibile perdita di alcune funzionalità, tra le quali la gestione del sistema in remoto.

ASSOIT raccomanda che la modalità ottimale di risparmio energetico venga inserita tra le impostazioni di base del dispositivo di stampa.

I vantaggi legati all’adozione di questa pratica riguardano il minor consumo energetico e un conseguente risparmio sui costi di gestione, la riduzione delle emissioni di anidride carbonica e la riduzione dei guasti.

ASSOIT raccomanda agli enti della Pubblica Amministrazione e alle imprese private di dedicare tempo e risorse alla formazione di una figura professionale preposta alla gestione del sistema di stampa secondo le sue funzionalità.

A livello generale, ASSOIT raccomanda che oltre all’adozione delle BPU appena descritte, venga garantito il mantenimento della qualità del sistema di stampa in ogni suo componente: dispositivo di stampa, materiali di consumo, accessori, carta, software, garanzia/assistenza tecnica.

Il rispetto dell’equilibrio dei parametri originali e dei componenti costituisce una prerogativa del sistema di stampa e ne garantisce il miglior rapporto in termini di prestazioni, resa qualitativa, affidabilità, costi di gestione e durata, oltre che il mantenimento delle relative certificazioni.

L’alterazione del sistema di stampa può comportare una serie di effetti dannosi (come emissioni di polveri ed emissioni sonore) e, soprattutto, può incidere in modo negativo sul costo di gestione del sistema di stampa (TCO – Total Cost of Ownership), con impatti significativi nel medio e nel lungo termine.

ASSOIT raccomanda a enti della Pubblica Amministrazione e imprese private di organizzare percorsi di formazione mirati a educare e sensibilizzare gli utenti sul tema della corretta gestione delle stampe.

Questi percorsi trasversali dovrebbero prevedere un piano di formazione dedicato all’utilizzo pratico del sistema di stampa e un’attività di comunicazione destinata a motivare al corretto uso dei sistemi di stampa.