La ricerca n. 7 di ASSOIT sulla Gestione Documentale – le anticipazioni

La trasformazione digitale delle imprese investe modelli operativi e catene del valore, impattando dal governo dei processi alle modalità d’ingaggio dei consumatori.

A renderlo possibile sono Internet of Things, Cloud, Smart Devices, Big Data e analitiche avanzate, tecnologie in grado di offrire alle aziende importanti vantaggi competitivi grazie alla capacità di gestire in tempo reale una mole crescente di contenuti informativi che alimentano modellazioni di tipo predittivo. Contribuiscono a questo patrimonio di dati tutti i flussi documentali delle organizzazioni, che nel proprio percorso di trasformazione digitale sono chiamate a riformulare anche i tradizionali cicli cartacei, integrandoli all’interno dei nuovi processi.

Si tratta, in sostanza, di ridefinire i confini tra carta e digitale, tenendo presente che un’efficace strategia di digitalizzazione non significa semplicemente dematerializzare i documenti, ma inserire le informazioni in un flusso capace di prevederne la migliore forma di output in ogni fase di elaborazione.

La digitalizzazione ha aumentato la resilienza delle aziende ai cambiamenti e allo shock della pandemia, possiamo affermare che le crisi hanno costretto le imprese a trovare modi di lavoro più efficienti. In generale, le aziende che hanno adottato soluzioni digitali hanno prestazioni migliori rispetto a quelle aziende il cui tasso di adozione di tecnologie digitali è inferiore.  Le prime tendono ad essere più innovative e produttive. Secondo uno studio della Banca europea per gli investimenti[1], queste aziende sono anche più propense a impegnarsi nel commercio internazionale e a investire per affrontare i rischi fisici e di transizione legati ai cambiamenti climatici. Le tecnologie digitali saranno fondamentali per raggiungere gli ambiziosi obiettivi del Green Deal europeo.

ASSOIT, l’Associazione che raggruppa tutti i produttori di soluzioni di stampa, digitalizzazione e gestione dei documenti per l’ufficio presenti in Italia sta preparando la ricerca n. 7 sulla Gestione Documentale, uno dei punti salienti nella sua mappa di intenti strategici, non solo, uno dei capisaldi della digital transformation.

In Italia, la gestione documentale ha subito una trasformazione significativa, spinta non solo dall’emergenza pandemica, ma anche dall’evoluzione normativa sia a livello europeo che nazionale. Le direttive mirano a promuovere un’organizzazione omogenea, sicura e trasparente delle attività amministrative sia nelle aziende private sia nella pubblica amministrazione. Inoltre, l’avvento delle tecnologie di elaborazione e gestione dei dati ha aperto nuove opportunità e rivoluzionato gli approcci tradizionali alla gestione documentale.

A livello mondiale, Forbes valuta il mercato delle soluzioni di gestione documentale 7,16 miliardi di dollari (2024) con una previsione di crescita pari a 24,91 miliardi entro il 2032 con un CAGR del 16,9% per il periodo.[2]

Lo studio Document Capture Trends 2024 di Quocirca, condotto in Europa e negli Stati Uniti, rivela che solo l’11% delle organizzazioni è completamente “paperless”, mentre il 52% afferma di aver digitalizzato la maggior parte dei processi aziendali per essere meno dipendenti dalla carta. Nel complesso, il 75% ha indicato l’accelerazione dei propri piani per digitalizzare i processi basati su carta, con le principali motivazioni volte a migliorare la sostenibilità, aumentare l’efficienza aziendale e migliorare la sicurezza e la conformità normativa.

Con questa ricerca ASSOIT e le aziende associate vogliono dare una panoramica di questo tema, senza tralasciare i sistemi di acquisizione e stampa che svolgono un ruolo fondamentale nella gestione documentale, offrendo un ponte tra il mondo fisico e quello digitale. Sebbene i documenti cartacei offrano un’accessibilità immediata, i vantaggi della gestione documentale digitale sono innegabili. Quest’ultima consente una ricerca rapida ed efficiente dei documenti, facilita la condivisione e riduce in modo significativo lo spazio fisico necessario per archiviare i documenti. Inoltre, l’integrazione con i sistemi aziendali e le funzionalità di sicurezza e protezione dei documenti rappresentano un ulteriore vantaggio offerto dalla gestione documentale digitale.

[1] Digitalisation in Europe – Evidence from the EIB Investment Survey

[2] Fortune Business Insight – Document Management System Market