Il New Way of Working: i sistemi di acquisizione e stampa nel futuro del lavoro

Il modo di lavorare in ufficio è praticamente rimasto invariato per molti decenni, mentre le tecnologie ad esso collegato sono progredite rapidamente. Chi l’avrebbe detto che un giorno avremmo potuto partecipare a riunioni con persone dall’altra parte del mondo o inviare e-mail e conversare o scrivere con i nostri interlocutori, colleghi, clienti o fornitori in tempo reale.

Nonostante queste innovazioni, le aziende sono rimaste legate a un modello obsoleto. La maggior parte dei dipendenti ha ancora un lavoro con una postazione fissa e orari prestabiliti, c’è poco spazio per la creatività e i livelli di produttività hanno ancora un ampio margine di miglioramento.

Oggi le nuove generazioni di lavoratori stanno mettendo in discussione i tradizionali confini tra vita lavorativa e privata. Vogliono più flessibilità, libertà e controllo sulle loro vite e non sono più disposti a sacrificare il loro tempo personale per la loro vita professionale.

In questo contesto entra in gioco il “New Way of Working” (NWOW o NWW), e le aziende che continuano a operare come se nulla fosse accaduto (nonostante la pandemia e le nuove tecnologie) rimarranno indietro, perdendo l’occasione di attrarre e mantenere in azienda i nuovi talenti.

Il “New Way of Working” è un approccio al lavoro che si allontana dai modelli tradizionali, incentrati su orari fissi e spazi di ufficio specifici. Questo paradigma enfatizza la flessibilità, la collaborazione e l’uso efficace della tecnologia per migliorare la produttività e la soddisfazione.

L’obiettivo è creare un modo di lavorare incentrato sull’uomo, più flessibile, agile e collaborativo che supporti le persone nel raggiungere il loro pieno potenziale e conduca a livelli migliorati di produttività e soddisfazione, garantendo al tempo stesso di trattenere in azienda i migliori talenti.

In altre parole, si tratta di creare un ambiente di lavoro in cui le persone possano essere soddisfatte, motivate, serene e produttive.

I punti fondamentali del New Way of Working:

• Centrato sull’uomo: concentrarsi sul benessere delle persone e creare un ambiente di lavoro motivante, che supporti la loro salute fisica, mentale ed emotiva. Ciò include fornire loro gli strumenti e le risorse necessarie per essere soddisfatti del proprio lavoro, dei progetti e dei task assegnati.
• Flessibilità e mobilità: permettere alle persone di lavorare da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo. Questo può significare lavorare da casa, in un caffè o anche mentre si è in movimento.
• Agilità: rendere le persone che lavorano più adattabili e reattive al cambiamento. Lo scopo è quello di coinvolgerle in brevi sessioni, su più progetti contemporaneamente ed essere aperti al cambiamento e a nuove idee.
• Collaborazione: incoraggiare le persone a lavorare insieme, condividere idee e risolvere problemi grazie all’uso di tecnologie collaborative: strumenti per la comunicazione, la condivisione di file e la collaborazione online, la messaggistica istantanea, le videoconferenze, i social media. Non dimentichiamo poi gli spazi di lavoro condivisi per promuovere l’interazione e lo scambio di idee, rinnovando la progettazione degli ambienti di lavoro

Il New Way of Working mira quindi a creare un ambiente di lavoro più agile, efficiente e soddisfacente per le persone, consentendo loro di raggiungere i propri obiettivi con maggiore autonomia e flessibilità.

Come i sistemi di acquisizione e stampa possono agevolare questa nuova modalità

I sistemi di acquisizione e stampa, pur potendo sembrare elementi tradizionali in un’era digitale, giocano un ruolo importante nel plasmare il New Way of Working, vediamo come:

Digitalizzazione dei documenti e flussi di lavoro

• Acquisizione rapida: scanner e dispositivi multifunzione permettono di digitalizzare rapidamente documenti cartacei, rendendoli immediatamente disponibili in formato digitale.
• Archiviazione cloud: i documenti digitalizzati possono essere archiviati su cloud, rendendoli accessibili da qualsiasi dispositivo e luogo, eliminando la necessità di archivi fisici.
• Automazione dei processi: la digitalizzazione consente di automatizzare molti processi manuali, come l’approvazione dei documenti, riducendo tempi ed errori.

Collaborazione e condivisione

• Condivisione di file: i documenti digitalizzati possono essere facilmente condivisi con colleghi e partner, facilitando la collaborazione.
• Revisione e approvazione online: i sistemi di gestione documentale permettono di revisionare e approvare i documenti in modo digitale, facilitando l’ottimizzazione dei consumabili (carta inchiostri e toner).

Mobilità e flessibilità

• Stampa mobile: la possibilità di stampare da dispositivi mobili (smartphone, tablet e laptop) permette alle persone di lavorare in modo più flessibile, anche fuori dall’ufficio.
• Integrazione con soluzioni cloud: l’integrazione dei sistemi di stampa con soluzioni cloud consente di accedere e stampare documenti da qualsiasi luogo, supportando il lavoro da remoto.

Sostenibilità

• Riduzione dei consumi: la digitalizzazione e la stampa su richiesta riducono significativamente il consumo di carta e toner, contribuendo alla sostenibilità ambientale.
• Ottimizzazione dei processi: L’automazione dei processi e la gestione intelligente dei dispositivi permettono di ottimizzare l’utilizzo delle risorse.

Sicurezza dei dati

• Controllo degli accessi: i sistemi di acquisizione, stampa e gestione documentale permettono di controllare gli accessi ai documenti, garantendo la riservatezza delle informazioni.
• Cifratura: la cifratura dei dati protegge le informazioni sensibili durante la trasmissione e l’archiviazione.