Come l’Intelligenza Artificiale può migliorare la gestione documentale

La trasformazione digitale inizia dall’abilità di digitalizzare e ottimizzare le informazioni il prima possibile all’interno del ciclo di vita di un documento, idealmente appena dopo che è stato acquisito. L’Intelligenza Artificiale aggiunge un nuovo livello di intelligenza attraverso avanzate funzionalità di elaborazione documentale, alle quali è possibile accedere direttamente da un dispositivo di scansione come uno scanner o un sistema multifunzione. Questi strumenti possono ricoprire un ruolo fondamentale nel percorso di trasformazione digitale, offrendo agli utenti finali funzionalità che vanno bene oltre la semplice stampa, copia e scansione.

I produttori associati ad ASSOIT e i loro Business Partner stanno implementando l’Intelligenza Artificiale nelle tecnologie di acquisizione e stampa oltre che nelle soluzioni di gestione documentale.

A differenza dei sistemi di elaborazione dati convenzionali, che seguono sempre la stessa logica, gli algoritmi di intelligenza artificiale diventano più intelligenti a mano a mano che si usano e si analizzano molti dati. Sono pensati per individuare tendenze e modelli e per fornire previsioni.

Questa capacità unica dell’IA di “imparare” da grandi quantità di dati consente agli utenti di gestire e controllare grandi volumi di contenuti. Ecco perché l’IA promette di trasformare il mondo della gestione documentale. Per le organizzazioni che adottano nuove strategie di gestione documentale in supporto dei propri spazi di lavoro ibridi, l’IA è la chiave per ottimizzare i sistemi e ottenere produttività, efficienza e crescita aziendale, ecco come.

Classificazione ed elaborazione automatiche dei documenti

Mentre la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) consente il riconoscimento del testo, l’intelligenza artificiale fa un ulteriore passo avanti poiché è in grado di “leggere” le informazioni sul documento, classificarle correttamente e quindi automatizzare i flussi di lavoro basati su quella classificazione, il tutto in una frazione del tempo che impiegherebbe una persona.

Sebbene la soluzione si basi inizialmente su una serie di regole, le sue capacità di identificazione ed elaborazione continuano a migliorare grazie al machine learning. Questo significa che è in grado di imparare dall’esposizione ripetuta ai documenti e dalle azioni intraprese dai dipendenti su tali documenti.

Un sistema di gestione dei documenti basato sull’intelligenza artificiale potrebbe, ad esempio, identificare le fatture riconoscendo elementi come numeri di fattura, voci di riga e così via, anche se questi elementi appaiono in posizioni diverse e con caratteri e dimensioni differenti a seconda di come un’azienda scelga di formattare le proprie fatture. I benefici che possono essere rappresentati da una riduzione notevole dei tempi di elaborazione, arrivando oltre l’80% e un abbattimento fino al 50% dei costi di elaborazione, aumentando al contempo l’accuratezza e l’integrità dei dati.

Estrazione dei dati  

Leggendo accuratamente le informazioni e comprendendo il contesto, un sistema di gestione dei documenti basato sull’intelligenza artificiale può rivoluzionare il processo di estrazione dei dati, un’abilità che è più vitale che mai poiché la collaborazione virtuale e la condivisione dei file inonda le organizzazioni con volumi sempre maggiori di dati.

Raggruppamento dei documenti 

Il raggruppamento dei documenti, che suddivide i documenti per argomenti senza una classificazione precedente, è un’altra funzionalità resa possibile dall’intelligenza artificiale.

Questo può aiutare le organizzazioni a capire come i documenti si relazionano tra loro in un contesto più ampio, nonché trovare inferenze finora impossibili.

Sicurezza avanzata dei documenti  

I sistemi di gestione dei documenti basati sull’intelligenza artificiale possono aiutare a migliorare la sicurezza e proteggere i dati, rilevando informazioni sensibili e contrassegnando questi documenti per una gestione particolare. La classificazione e l’elaborazione automatiche implicano che i documenti non vengano lasciati incustoditi in attesa di essere usati.

L’intelligenza artificiale può anche aiutare a controllare l’accesso degli utenti utilizzando tecniche biometriche altamente accurate e sicure, come il riconoscimento facciale. In questo modo solo gli utenti autorizzati avranno l’accesso a tali dati, evitando la visualizzazione non autorizzata o la manomissione dei documenti.

Analisi dei dati

Forse la prospettiva più entusiasmante dell’IA nella gestione documentale è il potenziale d’analisi e il valore che questa può apportare alle aziende.

Le Platform as a Service (Paas) cognitive portano la gestione documentale a nuovi livelli utilizzando i dati raccolti e applicando tecniche come il machine learning, l’analisi predittiva e la visualizzazione dei dati per migliorare il processo decisionale e le strategie aziendali.

Con l’avvento dell’IA, i sistemi di gestione dei documenti stanno avanzando a passi da gigante e i primi ad adottare la tecnologia saranno i primi a raccoglierne i frutti.