RICERCHE
Le ricerche ASSOIT analizzano problematiche e buone pratiche d’uso di sistemi di stampa e documenti lungo il loro intero ciclo di vita. ASSOIT, mettendo a frutto della collaborazione dei 13 produttori di sistemi di stampa e di gestione documentale operanti sul mercato italiano, ha avviato un programma di ricerche volte ad analizzare problematiche e buone pratiche d’uso di sistemi di stampa e documenti lungo il loro intero ciclo di vita.
Attualmente sono state pubblicate sette ricerche:
- La gestione documentale dei sistemi di acquisizione e stampa
- La sicurezza delle informazioni
- L’impegno alla sostenibilità ambientale e all’economia circolare
- Smart Printing – Dalla pagina al documento
- Printing 4.0 – Standard di riferimento e buone pratiche d’uso nelle imprese e nella Pubblica Amministrazione
- La gestione dei sistemi di acquisizione e stampa e le buone pratiche d’uso per l’ottimizzazione dei documenti nelle imprese e la Pubblica Amministrazione
- Gli standard di riferimento e le buone pratiche d’uso per l’efficienza dei sistemi di stampa nelle Imprese e la Pubblica Amministrazione
La gestione documentale dei sistemi di acquisizione e stampa
Nell’era digitale, le tecnologie e le soluzioni innovative sono fondamentali per il progresso e l’efficienza delle organizzazioni. Al centro di ogni avanzamento tecnologico vi sono sempre le persone. Le soluzioni digitali devono essere progettate e implementate con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita, facilitare il lavoro quotidiano e promuovere la crescita individuale e collettiva.
ASSOIT, l’associazione che riunisce tutti i produttori di sistemi di acquisizione e stampa presenti in Italia, pone le persone al centro di ogni sua iniziativa, credendo fermamente che il progresso tecnologico debba servire a potenziare e sostenere il benessere umano.
ASSOIT presenta la ricerca n. 7 sulla Gestione Documentale, uno dei punti salienti nella sua mappa di intenti strategici, non solo, uno dei capisaldi della Digital Transformation.
La digitalizzazione dei documenti e la loro gestione efficiente sono essenziali per garantire trasparenza, sicurezza e accessibilità. Queste soluzioni non solo ottimizzano i processi interni, ma offrono anche una serie di benefici tangibili alla Pubblica Amministrazione, ai cittadini e alle aziende private.
La sicurezza delle informazioni
Negli ultimi anni gli attacchi informatici compiuti ai danni di aziende private e pubbliche amministrazioni sono aumentati esponenzialmente diventando sempre più subdoli e sofisticati.
Secondo il rapporto del CLUSIT, l’Associazione Italiana per la Sicurezza Informatica, nel primo semestre del 2022 sono stati registrati 1.141 attacchi, numero che rappresenta una crescita del +53% rispetto allo stesso periodo dello scorso anno.
Il nostro è il quarto Paese più colpito al mondo.
La salvaguardia delle informazioni è un punto imprescindibile nelle attività sia delle grandi imprese che delle piccole e medie imprese, il tessuto produttivo del nostro Paese. Purtroppo, però, questa consapevolezza è ancora troppo poco radicata e le conseguenze di questa condizione sono gli attacchi costanti, perpetrati ogni giorno a queste realtà.
Un ulteriore punto debole è rappresentato dalla mancanza di comprensione e conoscenza delle norme e delle minacce relative alla sicurezza, nonostante l’introduzione di regolamenti e standard sempre più stringenti e punitivi (GDPR).
Le case produttrici di sistemi di stampa, digitalizzazione e gestione documentale presenti in Italia, associate ad ASSOIT, sono pienamente consapevoli delle potenziali minacce e attacchi ai dispositivi da essi prodotti.
In questa ricerca, redatta dai produttori di soluzioni di stampa, digitalizzazione e gestione documentale associati ad ASSOIT, vengono approfonditi i rischi legati alla non conformità con le normative sulla protezione dei dati, l’approccio alla sicurezza, le buone pratiche d’uso.
L’impegno alla sostenibilità ambientale e all’economia circolare
Viviamo in un pianeta che ha risorse limitate e attualmente è incapace di garantire per il futuro un habitat accogliente per il genere umano.
Si rende necessario un sistema di buone pratiche, comportamenti e orientamenti che funzioni sia a livello ambientale che economico.
ASSOIT ha realizzato una nuova ricerca incentrata sull’impegno, le iniziative e l’attenzione che le aziende associate hanno verso la sostenibilità ambientale e l’economia circolare.
Al suo interno sono contenute anche una serie di buone pratiche d’uso: dalla configurazione e utilizzo del dispositivo di stampa, al mantenimento dell’equilibrio in ogni sua componente, elementi funzionali per la massima efficienza operativa e della minimizzazione dell’impatto ambientale e dei consumi di energia elettrica.
In ultimo, un aggiornamento puntuale sul ventaglio delle attuali certificazioni che gli utenti devono conoscere per motivi ugualmente fondamentali, uno sociale e l’altro individuale: la salvaguardia di quel bene comune e insostituibile chiamato ambiente.
Smart Printing – Dalla pagina al documento
La ricerca – che ha coinvolto le tredici aziende multinazionali fornitrici di tecnologie di stampa, riproduzione e digitalizzazione presenti sul territorio nazionale, e una selezione dei loro principali dealer, system integrator e utenti finali – ha il duplice obiettivo di fornire sia dati quantitativi relativi al panel interpellato, che dati qualitativi e di proiezione per poter fornire indicazioni su come si comporterà il mercato del settore della stampa per ufficio nel prossimo futuro. Il documento indica inoltre quali saranno le opportunità che si presenteranno a chi produce, vende e utilizza sistemi di stampa..
Lo studio ha evidenziato alcuni dei cambiamenti occorsi come ad esempio la trasformazione del luogo di lavoro, diventato ibrido. Sono sorti, per necessità, ambienti di lavoro misti, o meglio “Hybrid Workplace”, dove l’utilizzo della tecnologia è risultato promiscuo: casa e lavoro. La necessità di avere anche a casa strumenti con prestazioni da ufficio sta facendo aumentare l’attenzione alle caratteristiche “environmental friendly” dei prodotti e l’elemento “dimensioni” del dispositivo viene valutato con una prospettiva diversa.
Il cambiamento repentino dei processi ha avuto un grande impatto sull’uso dei dispositivi di stampa, riproduzione e digitalizzazione, recepiti come essenziali per la gestione documentale, confermando un passaggio fondamentale del valore della Pagina al valore del Documento.
Printing 4.0 – Standard di riferimento e buone pratiche d’uso nelle imprese e nella Pubblica Amministrazione
La ricerca – frutto della collaborazione di 12 produttori di sistemi di stampa e di gestione documentale operanti sul mercato italiano – è destinata a chi deve orientarsi nel panorama dei sistemi di stampa e acquisizione documentale stando nel vario paesaggio del sistema imprenditoriale o in quello della Pubblica Amministrazione.
Rispetto alle due precedenti ricerche rilasciate dall’Associazione, si propone come una sinossi delle suddette e allarga il suo spettro di analisi alle tematiche che toccano il processo di continua integrazione dei sistemi di stampa come touch point digitali dell’integrazione tra mondo dei dati e mondo del documento elettronico e stampato.
Attraverso la ricerca, ASSO.IT evidenzia come parlare di sistema di stampa oggi significhi parlare di un oggetto che è totalmente integrato nei processi aziendali, sia perché i processi documentali sono trasversali rispetto alle diverse funzioni aziendali, sia perché i processi in generale sono sempre più interconnessi con il mondo esterno, dovendosi interfacciare con modalità di fruizione mobile, cloud e con interazioni con le proprie parti o altri dispositivi dell’uffico (IoT).
Dalla ricerca si possono facilmente estrarre indicazioni sui criteri per l’acquisto dei sistemi (con una serie di tabelle a corredo), sia per l’implementazione di soluzioni ottimizzate per la gestione di sistemi di stampa gestita, attraverso un percorso a 5 fasi che il vademecum ASSO.IT ben descrive anche attraverso una serie di tabelle sinottiche di suggerimento per ogni singola fase. Ulteriore contributo ottenibile grazie alla lettura della Ricerca la comprensione di come un sistema di stampa integrato nei processi aziendali debba innanzitutto assicurare una propria integrità complessiva per poter rispettare le caratteristiche di qualità e sicurezza nell’intero ciclo di vita del sistema.
La gestione dei sistemi di acquisizione e stampa e le buone pratiche d’uso per l’ottimizzazione dei documenti nelle imprese e la Pubblica Amministrazione
La ricerca – frutto della collaborazione di 13 produttori di sistemi di stampa e di gestione documentale operanti sul mercato italiano – è la prosecuzione naturale del precedente lavoro sulle buone pratiche d’uso e sugli standard di riferimento relativi ai sistemi di stampa. Costituisce il secondo pilastro del piano programmatico dell’Associazione che ha osservato il documento analizzando i diversi aspetti del suo complesso ciclo di vita.
ASSO.IT propone nelle pagine della ricerca le indicazioni per attivare un processo di riorganizzazione dei servizi di acquisizione e stampa dei documenti fornendo indicazioni che vengono dal ‘campo’, cioè dalle esperienze che le 13 aziende associate hanno sviluppato da ormai qualche anno all’interno di quel mercato di circa 3,3 Miliardi di Euro che viene indirizzato dalle aziende associate.
Secondo la ricerca esistono molteplici elementi che possono contribuire a ridurre i costi dei processi documentali e di stampa, partendo dalla diversa modalità di gestione del parco macchine e dalla riduzione delle ‘inefficienze’ del sistema documentale. Una raccolta dati tra le aziende ASSO.IT e basata sulle implementazioni fatte in imprese o pubbliche amministrazioni testimonia come il risparmio di costi passando ad un modello di stampa gestita (MPS) sia mediamente superiore al 25% rispetto ai costi che si avrebbero con un modello di gestione tradizionale, e che questo risparmio possa arrivare fino al 40%.
ASSO.IT mette in evidenza nelle pagine della pubblicazione che per ottenere risultati efficaci si devono considerare specifici passaggi nel processo di riorganizzazione della gestione documentale e dei servizi di stampa. Gli esperti che hanno partecipato ai gruppi di lavoro dell’associazione hanno così individuato e condiviso tra tutte le aziende associate una ben precisa classificazione delle 5 fasi con cui deve essere strutturato il processo di organizzazione di un sistema di stampa gestiti. Nella sezione ‘Strumenti di Analisi’ della pubblicazione si possono trovare sintetiche tabelle sinottiche che individuano per ciascuna delle 5 fasi gli elementi essenziali da considerare evidenziando criticità e premialità.
La ricerca di ASSO.IT conta anche su due importanti collaborazioni. Quella di SIRMI, che ha partecipato alla stesura dei contenuti e dei dati di mercato citati, e quella di CONSIP con cui ASSO.IT ha condiviso i contenuti di indirizzo per la implementazione dei servizi di stampa gestita nella pubblica amministrazione, e fornendo case study di riferimento.
Gli standard di riferimento e le buone pratiche d’uso per l’efficienza dei sistemi di stampa nelle Imprese e la Pubblica Amministrazione
13 produttori, 38 specialisti e 8 mesi di lavoro per una ricerca che fa chiarezza tra gli oltre 500 prodotti e 70 normative coinvolti nell’ambito dell’approvvigionamento e delle buone pratiche d’uso del sistema di stampa.
La ricerca ASSO.IT definisce le linee guida, il cui obiettivo è promuovere un utilizzo virtuoso del sistema di stampa, improntato al conseguimento della massima efficienza funzionale e ambientale.
Le aziende ASSO.IT si propongono di illustrare le buone pratiche da adottare nella gestione del sistema di stampa lungo il suo intero ciclo di vita, dalla scelta di approvvigionamento all’acquisto, dall’installazione del dispositivo di stampa al suo utilizzo e manutenzione, fino al trattamento del fine vita.
Il percorso tracciato dalla ricerca di ASSO.IT, e documentato con tabelle e grafici elaborati dalle aziende associate, trova il suo massimo compimento nella scelta del mantenimento della qualità del sistema di stampa in ogni suo componente – dispositivo di stampa, materiali di consumo, accessori, carta, software, garanzie/assistenza tecnica post vendita. Il rispetto dell’equilibrio dei parametri originali costituisce una prerogativa del sistema di stampa e assicura il raggiungimento del miglior rapporto in termini di prestazioni, resa qualitativa, affidabilità, costi di gestione e durata.